Fichier Excel partagé : risques et quand passer à une base

Un fichier Excel partagé par plusieurs utilisateurs peut être modifié à plusieurs à condition d'être au bon format et stocké dans OneDrive ou SharePoint Online ; ailleurs, les utilisateurs se bloquent ou travaillent sur des copies. Ses risques tiennent en quatre familles : erreurs de formules, limites techniques, conflits entre versions, traçabilité partielle.

Aucun de ces risques ne condamne Excel pour l'analyse ou le calcul ponctuel. Ils deviennent sérieux quand le classeur sert de référentiel, c'est-à-dire de source que d'autres personnes et d'autres outils considèrent comme juste.

Que disent les études sur les erreurs de tableur ?

Les travaux de Raymond Panko, dont le site de recherche était hébergé par l'université d'Hawaï, compilent les audits de classeurs réellement utilisés en entreprise. Sa synthèse retient cinq études à la méthode solide, portant sur 55 classeurs : 91 % contenaient des erreurs importantes au regard de leur usage. Élargie à neuf études publiées, sur 163 classeurs, la proportion est de 84 %. La même page signale que, dans les expériences de relecture, un relecteur seul ne détecte que de 34 % à 69 % des erreurs présentes.

Un cas public montre le mécanisme. Le rapport du groupe de travail de JPMorgan Chase sur les pertes de 2012 de son Chief Investment Office, publié le 16 janvier 2013, décrit un modèle de valeur en risque qui fonctionnait par « une série de classeurs Excel » remplis à la main, « par copier-coller de données d'un classeur à l'autre ». Il relève une erreur de formule : après avoir soustrait l'ancien taux du nouveau, le classeur divisait par leur somme au lieu de leur moyenne. La revue interne avait qualifié le processus de « sujet aux erreurs » avant son approbation. Le rapport situe les pertes cumulées du portefeuille à environ 5,8 milliards de dollars au 30 juin 2012, sans les imputer au seul classeur.

Quelles limites techniques un classeur Excel impose-t-il ?

Microsoft publie les spécifications et limites d'Excel : 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes par feuille, 32 767 caractères par cellule. Les formats plus anciens sont plus étroits.

Le 4 octobre 2020, Public Health England a annoncé que 15 841 cas positifs de COVID-19 enregistrés entre le 25 septembre et le 2 octobre n'avaient pas été inclus dans les chiffres quotidiens, à la suite d'un problème dans le chargement des résultats de laboratoire. La BBC a expliqué le lendemain que les modèles de transfert utilisaient l'ancien format XLS, limité à environ 65 000 lignes ; chaque test occupant plusieurs lignes, un modèle ne contenait qu'environ 1 400 cas, et les suivants étaient simplement laissés de côté. Aucun message n'accompagnait la troncature.

Pour un référentiel d'entreprise, le risque est le même à plus petite échelle : un export tronqué, une colonne convertie en date, des zéros de tête perdus sur un code article, sans message d'erreur.

Plusieurs utilisateurs peuvent-ils modifier un fichier Excel en même temps ?

Oui, sous conditions. La co-édition exige un classeur au format .xlsx, .xlsm ou .xlsb, stocké sur OneDrive, OneDrive Entreprise ou une bibliothèque SharePoint Online ; Microsoft précise que les sites SharePoint locaux ne la prennent pas en charge. Un fichier posé sur un partage réseau classique s'ouvre en écriture pour une personne et en lecture seule pour les suivantes, qui attendent ou travaillent sur une copie envoyée par courriel.

L'ancienne fonction Classeur partagé existe encore pour les partages réseau. Microsoft la décrit comme une fonctionnalité plus ancienne qui « présente de nombreuses limitations » et qui a été remplacée par la co-création. D'après la page des limites, elle accepte jusqu'à 256 utilisateurs simultanés et conserve l'historique des modifications 30 jours par défaut.

L'historique des modifications suffit-il à tracer qui a changé quoi ?

L'historique des versions de Microsoft 365 permet de voir, comparer et restaurer des versions antérieures, mais Microsoft indique qu'il « fonctionne uniquement pour les fichiers stockés dans OneDrive ou SharePoint dans Microsoft 365 ». Pour un fichier posé sur un serveur de fichiers, le retour arrière dépend des sauvegardes du serveur.

Même disponible, l'historique répond à « quelle version restaurer ? », pas à « cette valeur respecte-t-elle la règle ? ». Un classeur n'impose pas de clé unique entre deux lignes, ne garantit pas qu'un code client cité dans un autre fichier existe, et laisse à chaque utilisateur la possibilité de trier une seule colonne et de désaligner toutes les autres. Ces contrôles relèvent d'une base de données.

Quand passer du fichier Excel partagé à une base de données ?

Les critères suivants se vérifient lors d'un entretien avec les utilisateurs du fichier. Chaque critère vérifié indique que le classeur fait office de référentiel sans en avoir les garanties :

plusieurs personnes écrivent dans les mêmes colonnes ;
le fichier alimente d'autres fichiers ou l'ERP par copier-coller ou import, ce qui crée des doubles saisies ;
il faut savoir qui a modifié une valeur précise, et quand ;
des copies datées circulent (« version finale 2 ») ;
il contient des données personnelles dont l'accès doit être limité à certains rôles ;
le fichier ralentit, ou approche les limites de lignes d'un de ses exports ;
une seule personne sait comment il fonctionne.

Comment migrer sans perdre ce que le fichier faisait bien ?

Inventorier ce que fait le fichier : colonnes, formules, macros, onglets cachés, et qui l'ouvre pour quoi faire. La démarche rejoint celle décrite dans Pourquoi nous demandons les fichiers avant les accès.
Écrire les règles implicites : une cellule en rouge, un commentaire, une colonne « ne pas toucher » sont des règles de gestion. Elles deviennent des contrôles de saisie ou des statuts.
Fixer une clé et des propriétaires : un identifiant par ligne, un responsable par groupe de colonnes, selon les principes de gouvernance des données.
Choisir la cible : une table dans l'ERP quand la donnée relève de la gestion, une base avec formulaires quand elle est propre à un service.
Reprendre et faire tourner en parallèle : nettoyage, chargement, puis quelques semaines de double fonctionnement avec comparaison des résultats (voir reprise de données).
Garder Excel en lecture : les utilisateurs continuent d'analyser dans Excel à partir d'une connexion ou d'un export de la base, qui reste la seule source.

Quand elle ne demande ni nouvel ERP ni projet long, cette migration peut figurer parmi les gains rapides d'un audit, première étape de la méthode.

Questions fréquentes

Pourquoi mon fichier Excel partagé est-il verrouillé ?

Le plus souvent parce qu'il est stocké hors de OneDrive ou SharePoint Online, ou dans un format qui ne permet pas la co-édition : le premier utilisateur le verrouille en écriture. Le passer en .xlsx sur OneDrive ou SharePoint Online permet la modification simultanée.

Excel peut-il servir de base de données pour une petite équipe ?

Pour une personne qui saisit et quelques lecteurs, oui. Dès que plusieurs personnes écrivent et que d'autres outils en dépendent, l'absence de clé unique et de règles imposées devient la première source d'écarts.

Combien de temps Excel conserve-t-il l'historique des modifications ?

Dans l'ancienne fonction Classeur partagé, 30 jours par défaut, réglable jusqu'à 32 767 jours. Pour l'historique des versions de Microsoft 365, la durée dépend des réglages de OneDrive ou SharePoint.

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