La gouvernance des données en entreprise désigne l'ensemble des responsabilités et des règles qui fixent qui crée une donnée, qui la corrige, quel format elle respecte et où se trouve sa définition. Dans une PME, le minimum qui fonctionne tient en quatre éléments : un propriétaire nommé par domaine de données, un référentiel unique pour chaque donnée partagée, des règles de saisie écrites et un dictionnaire des données.
Les dispositifs décrits pour les grands groupes reposent sur un directeur des données, des comités et un logiciel de catalogue. Une PME peut commencer sans aucun des trois.
Pourquoi une PME a-t-elle besoin d'une gouvernance des données ?
Parce qu'elle a déjà plusieurs logiciels qui utilisent les mêmes données. D'après l'enquête TIC 2023 de l'Insee, publiée le 16 décembre 2024 (Insee Première n° 2030), 47 % des entreprises françaises de 10 personnes ou plus utilisent un progiciel de gestion intégré, et 43 % de celles de moins de 50 salariés. Un ERP ne vit pas seul : paie, CRM, logiciel métier et classeurs de suivi reprennent ses clients, ses articles et ses salariés. Sans règle, chaque outil finit par tenir sa propre version.
La même enquête indique que 25 % des entreprises de moins de 50 salariés analysent des données en interne, contre 69 % de celles de 250 salariés ou plus. Le résultat dépend des définitions retenues : un chiffre d'affaires compté à la commande par le commerce et à la facture par la comptabilité donne deux résultats, exacts l'un et l'autre, qui ne se comparent pas.
Pour les données personnelles, l'article 5 du RGPD exige en outre qu'elles soient « exactes et, si nécessaire, tenues à jour », quelle que soit la taille de l'entreprise (texte publié par la CNIL). Tenir cette obligation suppose de savoir qui corrige une adresse ou un contrat quand l'erreur est signalée.
Qui est propriétaire d'une donnée ?
Le propriétaire d'un domaine de données est la personne du métier qui en fixe la définition, valide les créations et arbitre les désaccords. La DSI répond de l'outil ; le métier répond du contenu. Une répartition courante :
- clients et conditions commerciales : direction commerciale ou administration des ventes ;
- articles et nomenclatures : bureau d'études ou méthodes ;
- fournisseurs : achats ;
- salariés : ressources humaines ;
- plan comptable et axes analytiques : DAF.
Dans son guide de mise en œuvre de Dynamics 365, Microsoft décrit un rôle voisin, le « data steward » ou gestionnaire de données, qui maintient les données selon leurs propriétés et leurs normes et fournit les définitions et les règles. En PME, propriétaire et gestionnaire sont souvent une seule personne ; son nom doit être écrit à côté de chaque domaine.
Qu'est-ce qu'un référentiel et combien en faut-il ?
Un référentiel est la liste de référence d'un type de données partagé : tiers, articles, nomenclatures, sites, salariés, plan de comptes. La règle de base est un seul lieu de création par référentiel. Les autres logiciels lisent ce référentiel, par interface ou par import planifié, et n'en gardent pas de copie modifiable.
Le nombre dépend des domaines partagés. Une PME qui fabrique et vend a au minimum un référentiel des tiers, un référentiel des articles et son plan comptable. Quand le référentiel vit dans un classeur partagé, les risques propres à ce format s'ajoutent (voir les risques du fichier Excel partagé) ; quand il est recopié à la main d'un logiciel à l'autre, chaque copie est une double saisie.
Quelles règles écrire en premier ?
Une page par référentiel suffit au départ. Elle répond à cinq questions :
- Qui peut créer un enregistrement, et après quelle recherche de doublon (par SIRET, par nom normalisé, par code article) ?
- Quels champs sont obligatoires à la création, et lesquels peuvent être complétés plus tard ?
- Quels formats et quelles listes de valeurs s'imposent : pays, unités, familles, conditions de paiement ?
- Comment ferme-t-on un enregistrement : désactivation datée plutôt que suppression, pour garder le lien avec les pièces déjà émises ?
- Combien de temps conserve-t-on, en particulier les données personnelles, dont les délais d'effacement figurent au registre des traitements ?
À quoi sert un dictionnaire de données ?
Le dictionnaire donne, pour chaque champ utilisé dans un rapport, un calcul ou un échange, sa définition métier, sa source, son propriétaire, son format, ses valeurs autorisées et, pour un indicateur, sa règle de calcul. Il se tient dans un tableur partagé en lecture et modifiable par les seuls propriétaires.
« Client actif », « délai de livraison » et « marge » y reçoivent une définition écrite, datée et signée, ce qui évite d'arbitrer le sens d'un indicateur en comité. Il sert aussi aux nouveaux arrivants, aux prestataires et à tout projet qui réutilise les données.
Comment démarrer sans comité ni logiciel dédié ?
- Partir des constats : une cartographie des flux de données montre où une même donnée existe en plusieurs versions.
- Choisir les deux domaines où les écarts coûtent le plus et nommer leurs propriétaires.
- Écrire la page de règles de chaque domaine et la faire valider par la direction.
- Nettoyer le stock selon ces règles : doublons fusionnés, champs obligatoires complétés, enregistrements inactifs fermés.
- Ouvrir le dictionnaire avec les indicateurs suivis en comité de direction.
- Tenir une revue périodique où chaque propriétaire présente les anomalies constatées et les corrections faites.
Pour aller plus loin, l'association DAMA International publie le DAMA-DMBOK, qui décrit l'ensemble des fonctions de gestion des données. Selon la page de présentation de DAMA, une révision 2.0 a été lancée en 2024, un projet 3.0 a démarré en 2025, et l'ouvrage existe en français.
Quel lien entre gouvernance des données et IA ?
Un assistant d'IA générative qui répond à partir des documents internes restitue ce qu'il trouve. Si deux versions d'une procédure coexistent sans indication de celle qui fait foi, il peut citer la mauvaise, ou les deux ; c'est pourquoi un assistant sérieux doit montrer les contradictions (voir ce qu'on attend d'un assistant documentaire). Un propriétaire, un statut et une date de validité par document : ce sont les règles d'un référentiel, appliquées au corpus. Le détail figure dans préparer ses données avant l'IA.
Questions fréquentes
Faut-il un directeur des données dans une PME ?
Non. Des propriétaires nommés par domaine et une personne qui tient le dictionnaire et anime la revue suffisent tant que le nombre de logiciels reste limité.
Quelle différence entre gouvernance et qualité des données ?
La qualité décrit l'état des données : complétude, exactitude, doublons. La gouvernance fixe qui corrige, selon quelles règles et qui arbitre, ce qui empêche les mêmes erreurs de revenir après un nettoyage.
La gouvernance des données est-elle une obligation du RGPD ?
Le RGPD n'emploie pas ce terme, mais il impose l'exactitude des données personnelles (article 5) et, dans les conditions de l'article 30, un registre des traitements. Les deux supposent des responsables désignés et des règles écrites.
Quel logiciel pour gouverner ses données ?
Un tableur pour le dictionnaire et les règles, et les droits de l'ERP pour limiter qui crée quoi. Un logiciel de catalogue devient utile quand le nombre de sources et de contributeurs dépasse ce qu'un tableur permet de suivre.
Sources
- Insee, Insee Première n° 2030, Les TIC dans les entreprises en 2023, 16 décembre 2024
- CNIL, texte du RGPD, chapitre II, article 5
- CNIL, texte du RGPD, chapitre IV, article 30
- Microsoft Learn, Manage configuration and migration data for Dynamics 365 projects, 17/01/2024
- DAMA International, DAMA-DMBOK